Catering Firmalarında Etkinlik Kârlılığı Nasıl Hesaplanır?

Catering Firmalarında Etkinlik Kârlılığı Nasıl Hesaplanır?

500 kişilik bir catering organizasyonu tamamlandı.

Müşteriye 200.000 TL fatura kestiniz.

Peki bu organizasyondan ne kadar kazandınız?

200.000 TL ciro yapmak, 200.000 TL kazanmak değildir.

Organizasyon için kullanılan;

hammadde, personel, nakliye, ekipman, paketleme, fire, ek satın almalar ve diğer giderler

hesaba katılmadan etkinliğin gerçek sonucu görülemez.

Bu nedenle catering firmalarında yalnızca toplam satışları değil, her etkinliğin ayrı ayrı kârlılığını takip etmek önemlidir.

Catering Etkinlik Kârlılığı Nedir?

Etkinlik kârlılığı, belirli bir catering organizasyonundan elde edilen gelir ile bu organizasyon için oluşan maliyetlerin karşılaştırılmasıdır.

Basitleştirilmiş formül:

Etkinlik Kârı = Etkinlik Geliri - Etkinlik Maliyetleri

Örneğin:

Gelir: 200.000 TL Toplam maliyet: 155.000 TL

ise:

200.000 - 155.000 = 45.000 TL

etkinlik bazında 45.000 TL fark oluşur.

Ancak doğru sonuca ulaşabilmek için bütün ilgili maliyetlerin hesaba katılması gerekir.

Catering Cirosu ile Kâr Aynı Şey mi?

Hayır.

Ciro işletmenin yaptığı satışların toplamını ifade eder.

Kâr ise bu geliri elde etmek için yapılan giderler dikkate alındıktan sonra değerlendirilir.

Örneğin iki farklı catering organizasyonu düşünelim.

Etkinlik A:

Gelir → 300.000 TL Maliyet → 210.000 TL Fark → 90.000 TL

Etkinlik B:

Gelir → 400.000 TL Maliyet → 350.000 TL Fark → 50.000 TL

Etkinlik B daha yüksek ciro yapmasına rağmen örnekte Etkinlik A daha yüksek katkı sağlamıştır.

Bu nedenle yalnızca ciroya bakarak organizasyon başarısı değerlendirilmemelidir.

Etkinlik Geliri Nasıl Hesaplanır?

İlk olarak müşteriye sunulan hizmetlerden elde edilen gelir belirlenir.

Bunlar işletmenin hizmet modeline göre;

yemek, servis, personel, ekipman, nakliye, ek hizmetler

gibi kalemlerden oluşabilir.

Örneğin:

500 kişi × 350 TL = 175.000 TL

Ek servis hizmeti = 15.000 TL

Ekipman = 10.000 TL

Toplam:

200.000 TL

etkinlik geliri oluşabilir.

1. Hammadde Maliyetini Hesaplayın

Catering organizasyonunun en önemli maliyetlerinden biri yemek üretiminde kullanılan hammaddelerdir.

Standart reçeteler üzerinden;

et, tavuk, sebze, yağ, bakliyat, içecek, tatlı

ve diğer malzemelerin maliyeti hesaplanabilir.

Örneğin 500 kişilik organizasyon için toplam hammadde maliyeti:

85.000 TL

olabilir.

Bu rakam mümkün olduğunca gerçekleşen üretim ve güncel maliyet verileriyle karşılaştırılmalıdır.

2. Personel Maliyetini Ekleyin

Etkinlik için kullanılan personelin maliyeti organizasyona dahil edilmelidir.

Örneğin:

Mutfak personeli → 12.000 TL Servis personeli → 15.000 TL Şoför ve lojistik → 4.000 TL Kurulum personeli → 4.000 TL

Toplam:

35.000 TL

personel maliyeti oluşabilir.

Personel maliyetini tamamen genel gider olarak görmek etkinlik bazındaki gerçek sonucu gizleyebilir.

3. Nakliye Maliyetini Hesaplayın

Catering operasyonunda yemeklerin müşteriye ulaştırılması önemli bir maliyet oluşturabilir.

Nakliye hesabında;

araç, yakıt, şoför, mesafe, otoyol, yükleme ve boşaltma

gibi giderler değerlendirilebilir.

Örneğin organizasyon için:

8.000 TL

lojistik maliyeti oluşmuş olabilir.

4. Paketleme Maliyetini Unutmayın

Özellikle paketli veya taşımalı yemek operasyonlarında;

yemek kapları, kapaklar, çantalar, bardaklar, peçeteler, tek kullanımlık ürünler

önemli maliyet oluşturabilir.

Porsiyon başına küçük görünen ambalaj maliyetleri yüksek kişi sayılarında büyür.

Örneğin:

Kişi başı paketleme maliyeti → 8 TL

500 kişi için:

8 × 500 = 4.000 TL

maliyet oluşur.

5. Ekipman Giderlerini Ekleyin

Bazı etkinliklerde catering firması;

masa, sandalye, servis ekipmanı, ısıtıcı, sunum malzemeleri, taşıma ekipmanları

sağlayabilir.

Kiralanan ekipman varsa doğrudan etkinlik maliyetine dahil edilebilir.

İşletmenin kendi ekipmanı kullanılıyorsa bakım, taşıma ve kullanım maliyetlerinin nasıl değerlendirileceğine ilişkin işletme politikası oluşturulabilir.

6. Fire ve Zayiatı Hesaba Katın

Planlanan maliyet ile gerçek maliyet arasındaki farkın nedenlerinden biri fire olabilir.

Örneğin üretim için teorik olarak:

80.000 TL

hammadde kullanılması beklenirken gerçekleşen tüketim:

85.000 TL

olmuşsa aradaki:

5.000 TL

fark incelenmelidir.

Fazla gramaj, üretim firesi veya plan dışı kullanım bu farkın nedenleri arasında olabilir.

7. Fazla Üretimi Kontrol Edin

500 kişilik organizasyon için 550 porsiyon üretildiyse 50 porsiyon fazla üretim vardır.

Bu ürünler başka bir satışa dönüşmediyse etkinliğin maliyetini artırabilir.

Örneğin kişi başı hammadde maliyeti:

150 TL

ise:

50 × 150 = 7.500 TL

fazla üretim maliyeti oluşabilir.

Bu nedenle planlanan porsiyon ile gerçekleşen üretim karşılaştırılmalıdır.

8. Son Dakika Satın Almalarını Takip Edin

Etkinlik günü yapılan acil satın almalar maliyet analizinde kolayca gözden kaçabilir.

Örneğin:

10.000 TL'lik ek içecek, 5.000 TL'lik eksik malzeme, 3.000 TL'lik ek ekipman

alındıysa bunların ilgili etkinliğe bağlanması gerekir.

Aksi halde organizasyon kârlı görünürken gerçek maliyet başka hesaplarda kalabilir.

Catering Etkinlik Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Örnek bir organizasyon yapalım.

500 kişilik etkinlik:

Hammadde → 85.000 TL Personel → 35.000 TL Nakliye → 8.000 TL Paketleme → 4.000 TL Ekipman → 8.000 TL Diğer doğrudan giderler → 5.000 TL

Toplam maliyet:

145.000 TL

olsun.

Etkinlik geliri:

200.000 TL

ise:

200.000 - 145.000 = 55.000 TL

etkinlik bazında fark oluşur.

Catering Kâr Marjı Nasıl Hesaplanır?

Basitleştirilmiş kâr marjı hesabı:

Kâr Marjı (%) = Kâr / Gelir × 100

Örneğimizde:

55.000 / 200.000 × 100 = %27,5

olur.

Ancak bu hesapta hangi maliyetlerin dahil edildiği önemlidir.

Şirketin kira, yönetim, finansman ve diğer genel giderleri etkinlik hesabına dahil edilmemişse bu oran doğrudan şirketin net kâr marjı olarak yorumlanmamalıdır.

Kişi Başı Etkinlik Maliyeti Nasıl Hesaplanır?

Toplam etkinlik maliyeti:

145.000 TL

ve kişi sayısı:

500

ise:

145.000 / 500 = 290 TL

kişi başı etkinlik maliyeti oluşur.

Müşteriye kişi başı:

400 TL

fiyat verilmişse kişi başı fark:

400 - 290 = 110 TL

olur.

Bu veri gelecekteki tekliflerin hazırlanmasında oldukça değerlidir.

Teklif Maliyeti ile Gerçekleşen Maliyet Karşılaştırılmalı mı?

Kesinlikle.

Teklif hazırlanırken organizasyonun tahmini maliyeti hesaplanır.

Etkinlik tamamlandıktan sonra ise gerçekleşen maliyet ortaya çıkar.

Örneğin:

Teklif sırasında tahmini maliyet → 135.000 TL

Gerçekleşen maliyet → 145.000 TL

Fark:

10.000 TL

olur.

Bu farkın nedeni bulunmalıdır.

Tahmini Maliyet Neden Aşılır?

Catering organizasyonlarında tahmini maliyetin aşılmasının birçok nedeni olabilir.

Örneğin;

hammadde fiyatının yükselmesi, fazla üretim, gramaj aşımı, yüksek fire, ek personel, ek nakliye, son dakika satın alma, müşteri kapsam değişikliği

maliyeti artırabilir.

Bu nedenlerin etkinlik bazında kayıt altına alınması sonraki tekliflerin daha doğru hazırlanmasını sağlar.

En Kârlı Catering Müşterisi Nasıl Bulunur?

En fazla ciro yapan müşteri her zaman en kârlı müşteri değildir.

Örneğin:

Müşteri A → yüksek ciro + yüksek lojistik maliyeti

Müşteri B → orta ciro + düşük operasyon maliyeti

olabilir.

Bu nedenle müşteri bazında;

toplam satış, toplam maliyet, kişi sayısı, etkinlik sayısı, kârlılık

birlikte değerlendirilebilir.

En Kârlı Menü Nasıl Bulunur?

Menüler arasında da kârlılık farkları oluşabilir.

Bazı menüler;

yüksek hammadde maliyeti, yüksek fire, zor üretim, fazla personel ihtiyacı

oluşturabilir.

Bazıları ise daha kolay üretilebilir ve daha kontrollü maliyet yapısına sahip olabilir.

Geçmiş etkinlik verileri incelenerek hangi menülerin işletmeye daha iyi katkı sağladığı değerlendirilebilir.

Kişi Sayısı Arttıkça Kârlılık Artar mı?

Her zaman değil.

Yüksek kişi sayısı bazı sabit maliyetlerin kişi başına düşen etkisini azaltabilir.

Ancak büyük organizasyonlar;

ek araç, ek personel, daha fazla ekipman, daha karmaşık lojistik

gerektirebilir.

Bu nedenle 1.000 kişilik organizasyonun 500 kişilik organizasyondan otomatik olarak daha kârlı olduğu varsayılmamalıdır.

Ödeme Vadesi Kârlılığı Etkiler mi?

Catering firmalarında maliyet çoğu zaman etkinlikten önce oluşur.

Hammadde satın alınır. Personel çalışır. Nakliye yapılır. Etkinlik tamamlanır.

Ancak müşteri ödemeyi daha sonra yapabilir.

Özellikle uzun vadeli tahsilatlarda nakit akışı ve finansman ihtiyacı ayrıca değerlendirilmelidir.

Kârlı görünen bir işin nakit akışı işletmeyi zorlayabilir.

Catering Kârlılık Raporunda Neler Olmalı?

Etkinlik bazlı bir kârlılık raporunda işletmenin yapısına göre;

müşteri, etkinlik, kişi sayısı, teklif tutarı, fatura tutarı, hammadde maliyeti, personel maliyeti, lojistik, diğer giderler, toplam maliyet, kişi başı maliyet, etkinlik sonucu

gibi veriler değerlendirilebilir.

Böylece yönetici yüzlerce hareket yerine tek bir organizasyonun finansal sonucunu görebilir.

MutfakPro ile Catering Etkinlik Kârlılığı

MutfakPro'da catering operasyonu müşteri talebinden faturaya kadar birbirine bağlı şekilde yönetilebilir.

Talep → Teklif → Sözleşme → Etkinlik → Yemek Planı → Üretim → Satın Alma → Sevkiyat → Faturalama

akışı sayesinde etkinlikle ilişkili operasyon verileri aynı yapı içerisinde takip edilebilir.

Böylece teklif aşamasındaki gelir ile üretim, satın alma ve diğer maliyet verileri etkinlik bazında değerlendirilebilir.

Yönetici yalnızca:

"Bu ay ne kadar satış yaptık?"

sorusuna değil;

"Hangi etkinlikten ne kadar kazandık?" "Hangi organizasyonda maliyet aşıldı?" "Hangi müşteri daha kârlı?" "Kişi başı gerçek maliyetimiz ne oldu?" "Teklif verirken hesapladığımız maliyet ile gerçekleşen maliyet arasındaki fark ne?"

gibi daha önemli sorulara da cevap arayabilir.

Sık Sorulan Sorular

Catering etkinlik kârlılığı nasıl hesaplanır?

Etkinlikten elde edilen gelirden etkinlikle ilişkili maliyetler çıkarılarak organizasyon bazındaki sonuç hesaplanabilir.

Catering kişi başı maliyet nasıl hesaplanır?

Etkinliğin toplam maliyeti kişi sayısına bölünerek kişi başı maliyet bulunabilir.

Catering kâr marjı nasıl hesaplanır?

Basitleştirilmiş şekilde etkinlik kârı gelire bölünüp 100 ile çarpılarak oran hesaplanabilir. Ancak hangi maliyetlerin hesaba dahil edildiğine dikkat edilmelidir.

Teklif maliyeti ile gerçekleşen maliyet neden farklı olur?

Hammadde fiyatları, fire, fazla üretim, ek personel, lojistik ve plan dışı satın almalar fark oluşturabilir.

En yüksek ciro yapan catering müşterisi en kârlı müşteri midir?

Her zaman değil. Müşterinin oluşturduğu operasyon ve hizmet maliyetleri de değerlendirilmelidir.

Catering programında etkinlik bazlı kârlılık neden önemlidir?

Toplam şirket cirosunun arkasında hangi organizasyonların para kazandırdığını veya maliyet hedefini aştığını görmeye yardımcı olur.

Her Organizasyonun Sonunda Tek Bir Soruyu Cevaplayın

Catering işinde organizasyonun tamamlanması sürecin sonu değildir.

Finansal açıdan son adım:

"Bu işten ne kazandık?"

sorusunun cevaplanmasıdır.

Bunun için:

Teklif → Gerçekleşen Gelir → Üretim → Hammadde → Personel → Lojistik → Diğer Giderler → Gerçekleşen Maliyet → Kârlılık

zinciri birlikte değerlendirilmelidir.

MutfakPro ile catering operasyonunu talep ve tekliften üretim, satın alma, sevkiyat ve faturalamaya kadar takip ederek her etkinliğin maliyet ve kârlılık sonucunu daha görünür hale getirebilirsiniz.