Catering Teklifi Nasıl Hazırlanır? Kişi Başı Maliyet ve Fiyat Hesaplama

Catering Teklifi Nasıl Hazırlanır? Kişi Başı Maliyet ve Fiyat Hesaplama

Bir catering firması 500 kişilik yemek talebi aldı.

Müşteri soruyor:

“Kişi başı fiyatınız ne kadar?”

Bu soruya yalnızca rakiplerin fiyatına bakarak cevap vermek ciddi bir hata olabilir.

Çünkü catering fiyatının arkasında;

menü, kişi sayısı, reçete, gramaj, hammadde, personel, ekipman, nakliye, servis, fire ve işletme giderleri

bulunur.

Bu nedenle profesyonel catering teklifinde ilk yapılması gereken fiyat vermek değil, organizasyonun gerçek maliyetini hesaplamaktır.

Catering Teklifi Nedir?

Catering teklifi, müşterinin talep ettiği yemek veya organizasyon hizmetinin kapsamını ve ticari koşullarını gösteren dokümandır.

Teklifte işletmenin hizmet yapısına göre;

müşteri bilgileri, etkinlik tarihi, kişi sayısı, menü, hizmet kapsamı, birim fiyat, toplam fiyat, vergi bilgileri, ödeme koşulları ve teklif geçerlilik süresi

gibi bilgiler bulunabilir.

Ancak teklifin en önemli noktalarından biri fiyatın nasıl hesaplandığıdır.

Catering Teklifi Hazırlamadan Önce Hangi Bilgiler Alınmalı?

Müşteriye doğru fiyat verebilmek için talebin netleştirilmesi gerekir.

Örneğin:

Kaç kişi olacak? Etkinlik hangi tarihte? Nerede yapılacak? Hangi menü isteniyor? Servis personeli gerekiyor mu? Masa ve ekipman gerekiyor mu? Yemek yalnızca teslim mi edilecek? Yerinde servis yapılacak mı? Nakliye mesafesi ne kadar? Özel beslenme talepleri var mı?

Bu bilgiler bilinmeden verilen fiyat işletme açısından risk oluşturabilir.

1. Kişi Sayısını Belirleyin

Catering fiyatlandırmasının temel değişkenlerinden biri kişi sayısıdır.

Örneğin:

100 kişi 500 kişi 1.000 kişi

için aynı organizasyonun toplam maliyeti farklı olacaktır.

Ancak kişi sayısı arttığında bütün giderlerin aynı oranda artması gerekmez.

Bazı sabit giderler daha fazla kişiye dağıtılabilir.

Bu nedenle yalnızca toplam maliyet değil, kişi başı maliyet de hesaplanmalıdır.

2. Menüyü Belirleyin

Teklifin maliyetini en çok etkileyen unsurlardan biri menüdür.

Örneğin:

Mercimek Çorbası Tas Kebabı Pirinç Pilavı Ayran Tatlı

şeklinde bir menü oluşturulabilir.

Her menü kaleminin standart reçetesi bulunmalıdır.

Çünkü kişi başı maliyet hesabı reçeteler üzerinden yapılacaktır.

3. Reçete Maliyetlerini Hesaplayın

Her yemeğin hangi hammaddelerden oluştuğu belirlenir.

Örneğin bir porsiyon ana yemek için:

150 gram et 80 gram sebze 15 gram yağ 10 gram salça

kullanılıyor olabilir.

Bu hammaddelerin güncel alış fiyatları kullanılarak porsiyon maliyeti hesaplanabilir.

Aynı işlem menüdeki bütün yemeklar için yapılır.

4. Kişi Başı Menü Maliyetini Bulun

Örneğin:

Çorba maliyeti: 15 TL Ana yemek maliyeti: 80 TL Pilav maliyeti: 20 TL Ayran maliyeti: 12 TL Tatlı maliyeti: 28 TL

olsun.

Toplam kişi başı hammadde maliyeti:

15 + 80 + 20 + 12 + 28 = 155 TL

olur.

Ancak 155 TL catering firmasının satış fiyatı değildir.

Bu yalnızca örnekteki doğrudan yemek maliyetidir.

5. Toplam Hammadde İhtiyacını Hesaplayın

Kişi başı reçete maliyetinin yanında üretim için gereken toplam miktarlar da hesaplanmalıdır.

Örneğin kişi başına:

150 gram et

gerekiyorsa 500 kişi için:

150 × 500 = 75.000 gram

yani:

75 kilogram et

gerekir.

Bütün reçeteler ölçeklendiğinde satın alma ve stok kontrolünde kullanılabilecek hammadde ihtiyaç listesi ortaya çıkar.

6. Fireyi Hesaba Katın

Hammaddenin satın alınan miktarı ile kullanılabilir miktarı aynı olmayabilir.

Örneğin;

ayıklama, temizleme, kemik, kabuk, pişirme

gibi nedenlerle fire oluşabilir.

Bu nedenle reçete maliyeti hesaplanırken işletmenin gerçek fire ve verim değerlerinin dikkate alınması daha doğru sonuç verir.

7. Personel Maliyetini Ekleyin

Catering organizasyonunda yalnızca mutfak personeli olmayabilir.

Organizasyona göre;

aşçı, mutfak personeli, servis personeli, şoför, kurulum personeli ve organizasyon sorumlusu

gibi çalışanlara ihtiyaç duyulabilir.

Bu personelin organizasyon için oluşturduğu maliyet teklif hesabına dahil edilmelidir.

8. Nakliye ve Lojistik Maliyetini Hesaplayın

Yemek üretim merkezinde hazırlanıp başka bir lokasyona götürülecekse lojistik maliyeti oluşur.

Örneğin;

araç, yakıt, şoför, mesafe, yükleme, boşaltma ve gerektiğinde soğuk/sıcak taşıma ekipmanları

maliyeti etkileyebilir.

Aynı menünün 5 kilometre ve 100 kilometre uzaklıktaki organizasyon fiyatının aynı olması gerekmeyebilir.

9. Ekipman ve Servis Giderlerini Ekleyin

Bazı catering işleri yalnızca yemek tesliminden oluşur.

Bazılarında ise;

masa, sandalye, tabak, çatal-kaşık, servis ekipmanı, ısıtıcı, sunum ekipmanı ve diğer malzemeler

gerekebilir.

Teklif hazırlanırken hizmet kapsamının net olarak belirtilmesi sonradan oluşabilecek anlaşmazlıkları azaltır.

10. Diğer İşletme Giderlerini Unutmayın

Catering firmasının maliyeti yalnızca yemek ve personelden oluşmaz.

Üretimin arkasında;

elektrik, doğalgaz, su, kira, bakım, temizlik, yazılım, yönetim ve diğer genel giderler

bulunabilir.

İşletme fiyatlandırma modelinde bu giderlerin nasıl dağıtılacağını belirlemelidir.

Catering Kişi Başı Maliyet Nasıl Hesaplanır?

Basitleştirilmiş bir örnek yapalım.

500 kişilik organizasyon için:

Hammadde: 77.500 TL Personel: 20.000 TL Nakliye: 7.500 TL Ekipman ve diğer doğrudan giderler: 10.000 TL

Toplam örnek maliyet:

115.000 TL

Kişi başı maliyet:

115.000 / 500 = 230 TL

olur.

Bu 230 TL satış fiyatı değil, örnekteki maliyet seviyesidir.

Catering Satış Fiyatı Nasıl Belirlenir?

Maliyet hesaplandıktan sonra işletmenin;

genel giderlerini, ticari risklerini, ödeme vadesini, vergi etkilerini, hedeflediği kârlılığı ve piyasa koşullarını

değerlendirmesi gerekir.

Örneğin kişi başı maliyetin 230 TL olması, üzerine rastgele belirli bir yüzde eklenmesinin her durumda doğru olduğu anlamına gelmez.

İşletmenin gerçek finansal yapısı dikkate alınmalıdır.

Kişi Başı Fiyat ile Toplam Teklif Nasıl Hesaplanır?

Örneğin işletme yaptığı değerlendirme sonucunda kişi başı satış fiyatını:

320 TL

olarak belirlediyse 500 kişi için:

320 × 500 = 160.000 TL

teklif tutarı oluşur.

Vergiler ve diğer koşullar teklifin yapısına göre ayrıca belirtilmelidir.

Catering Teklifinde Kâr Nasıl Hesaplanır?

Basitleştirilmiş örnekte:

Teklif geliri: 160.000 TL Organizasyon maliyeti: 115.000 TL

ise:

160.000 - 115.000 = 45.000 TL

organizasyon katkısı oluşur.

Ancak bunun doğrudan net şirket kârı olduğunu söylemek doğru değildir.

Genel işletme giderleri ve diğer finansal yükümlülükler ayrıca değerlendirilmelidir.

100 Kişilik ve 1.000 Kişilik Catering Fiyatı Aynı Mantıkla mı Hesaplanır?

Temel hesaplama mantığı aynıdır ancak maliyet yapısı farklılaşabilir.

Örneğin bazı;

nakliye, kurulum, ekipman, yönetim

giderleri kişi sayısıyla birebir artmayabilir.

Bu nedenle yüksek kişi sayısında sabit maliyetlerin kişi başına etkisi azalabilir.

Ancak daha büyük organizasyonlar ek personel, araç veya ekipman da gerektirebilir.

Teklif Verildikten Sonra Hammadde Fiyatı Değişirse Ne Olur?

Catering sektöründe teklif ile etkinlik tarihi arasında zaman olabilir.

Bu süreçte özellikle;

et, tavuk, yağ, sebze ve diğer hammaddelerin

fiyatları değişebilir.

Bu nedenle teklif hazırlanırken geçerlilik süresinin belirtilmesi ve uzun vadeli işlerde fiyat değişim riskinin değerlendirilmesi önemlidir.

Catering Teklifinde Ödeme Vadesi Neden Önemlidir?

Peşin ödeme ile 30, 60 veya daha uzun vadeli tahsilat aynı finansal sonucu doğurmayabilir.

İşletme hammaddelerini bugün satın alıp müşteriden ödemeyi daha sonra alıyorsa finansman ihtiyacı oluşabilir.

Bu nedenle büyük catering işlerinde yalnızca kâr oranı değil, nakit akışı da değerlendirilmelidir.

Teklif Onaylandıktan Sonra Ne Olmalı?

Profesyonel catering yönetiminde teklif kabul edildiğinde bilgi yeniden baştan girilmemelidir.

İdeal süreç:

Müşteri Talebi → Teklif → Onay → Sözleşme → Etkinlik → Yemek Planı → Üretim → Satın Alma → Sevkiyat → Faturalama

şeklinde ilerleyebilir.

Böylece satış ekibinin oluşturduğu bilgiler operasyon tarafından tekrar tekrar girilmez.

Catering Teklif Programı Ne İşe Yarar?

Catering teklif programı yalnızca PDF teklif oluşturmak için kullanılmamalıdır.

Teklif;

müşteri, kişi sayısı, menü, fiyat, etkinlik, üretim ve maliyet

süreçleriyle bağlantılı olduğunda daha değerli hale gelir.

Teklif kazanıldığında aynı bilgiler üretim planlamasında kullanılabilir.

MutfakPro ile Catering Teklif Yönetimi

MutfakPro'da catering süreci müşteri talebinden başlayarak uçtan uca yönetilebilir.

Talep → Teklif → Sözleşme → Etkinlik → Yemek Planı → Üretim → Satın Alma → Sevkiyat → Faturalama

akışı aynı sistem içerisinde ilerleyebilir.

Teklif kalemleri ve fiyatlandırma kayıt altına alınırken, sözleşme sonrasında etkinlik ve yemek planı oluşturularak operasyon üretim sürecine aktarılabilir.

Yemek planı onaylandığında üretim ve satın alma süreçlerinin oluşturulması, satış ekibi ile mutfak ve satın alma operasyonunun aynı veri üzerinden ilerlemesini sağlar.

Böylece catering firması yalnızca:

“Müşteriye kaç TL fiyat verdik?”

sorusunu değil;

“Bu etkinliğin maliyeti ne?” “Ne kadar hammadde gerekiyor?” “Ne satın almalıyız?” “Ne zaman üretmeliyiz?” “Nereye sevk edeceğiz?” “Etkinlikten ne kadar kazandık?”

gibi işletme açısından daha önemli soruları da takip edebilir.

Sık Sorulan Sorular

Catering teklifi nasıl hazırlanır?

Kişi sayısı, menü, reçete maliyetleri, personel, lojistik, ekipman, genel giderler ve hedeflenen kârlılık değerlendirilerek hazırlanabilir.

Catering kişi başı fiyat nasıl hesaplanır?

Öncelikle organizasyonun toplam maliyeti hesaplanır. Toplam maliyet kişi sayısına bölünerek kişi başı maliyet bulunabilir. Satış fiyatı belirlenirken diğer işletme giderleri ve hedeflenen kârlılık ayrıca değerlendirilir.

Catering fiyatına nakliye dahil mi?

Bu işletmenin teklif yapısına bağlıdır. Nakliye dahil veya ayrı olabilir; önemli olan teklifte açıkça belirtilmesidir.

Catering teklifinde reçete neden önemlidir?

Standart reçeteler kişi sayısına göre gerekli hammadde miktarının ve porsiyon maliyetinin hesaplanmasını sağlar.

Teklif onaylandıktan sonra üretim planı oluşturulabilir mi?

Entegre catering yönetim sistemlerinde onaylanan teklif ve etkinlik bilgileri yemek ve üretim planlamasının başlangıç verisi olarak kullanılabilir.

Teklif Verirken Sadece Rakibin Fiyatına Bakmayın

Catering işinde yanlış teklif, daha iş başlamadan zararın oluşmasına neden olabilir.

Doğru yaklaşım:

Kişi Sayısı → Menü → Reçete → Hammadde → Personel → Lojistik → Toplam Maliyet → Satış Fiyatı → Kârlılık

zincirini kurmaktır.

MutfakPro ile müşteri talebinden teklife, sözleşmeden yemek planına, üretimden satın alma ve sevkiyata kadar catering operasyonunuzu aynı sistem içerisinde yöneterek verdiğiniz teklifin gerçek maliyetini ve sonucunu daha görünür hale getirebilirsiniz.