Catering Yönetim Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Catering Yönetim Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Catering işletmelerinin operasyon yapısı klasik restoranlardan farklıdır.

Bir restoranda sipariş çoğunlukla aynı gün hazırlanıp müşteriye sunulurken catering işletmelerinde süreç günler veya haftalar öncesinden başlayabilir.

Müşteri talebi alınır, teklif hazırlanır, sözleşme yapılır, etkinlik planlanır, menü belirlenir, üretim gerçekleştirilir, gerekli hammaddeler satın alınır ve hazırlanan yemekler belirlenen noktaya sevk edilir.

Bu nedenle catering programı seçerken yalnızca stok veya reçete takibi yapan bir yazılım yeterli olmayabilir.

İyi bir catering yönetim programının operasyonun tamamını birbirine bağlayabilmesi önemlidir.

Catering Programı Nedir?

Catering programı; toplu yemek ve organizasyon hizmeti veren işletmelerin müşteri talebinden üretim ve teslimata kadar uzanan operasyonlarını yönetmelerine yardımcı olan yazılımdır.

Kullanım alanları işletmeye göre değişmekle birlikte catering yazılımında;

- müşteri ve talep yönetimi, - teklif hazırlama, - sözleşme yönetimi, - etkinlik planlama, - yemek ve menü planlama, - reçete yönetimi, - üretim planlama, - satın alma, - stok ve depo, - sevkiyat, - faturalama, - maliyet ve kârlılık

gibi süreçlerin bulunması önemli avantaj sağlar.

1. Talep ve Müşteri Yönetimi

Catering operasyonunun başlangıç noktası çoğunlukla müşteriden gelen taleptir.

Örneğin müşteri;

500 kişilik şirket yemeği, 1.000 kişilik fabrika yemeği veya 250 kişilik özel organizasyon

için teklif isteyebilir.

Talebin tarihi, kişi sayısı, lokasyonu, hizmet türü ve özel istekleri kayıt altına alınabilmelidir.

Böylece müşteri talebi sonraki aşamalarda teklif ve etkinlik kayıtlarıyla ilişkilendirilebilir.

2. Catering Teklif Yönetimi

Catering sektöründe her müşteriye aynı fiyat ve menü sunulmayabilir.

Kişi sayısı, menü içeriği, servis şekli, personel ihtiyacı, ulaşım ve ek hizmetler teklif fiyatını değiştirebilir.

Bu nedenle catering yönetim programında müşteriye özel teklif hazırlanabilmesi önemlidir.

Teklifin;

ürün veya hizmet kalemlerini, miktarları, birim fiyatları, KDV'yi, toplam tutarı

açık şekilde gösterebilmesi gerekir.

3. Sözleşme ve Etkinlik Yönetimi

Müşteri teklifi kabul ettikten sonra operasyonun etkinliğe dönüşmesi gerekir.

Etkinlik kaydında;

tarih, saat, müşteri, kişi sayısı, teslimat adresi, menü, organizasyon bilgileri

gibi veriler tutulabilir.

Teklif, sözleşme ve etkinliğin birbirinden bağımsız sistemlerde tutulması bilgi kaybına veya tekrar veri girişine neden olabilir.

Bu nedenle bu süreçlerin birbirine bağlı olması önemli bir avantajdır.

4. Yemek ve Menü Planlama

Catering işletmelerinde hangi tarihte hangi müşteriye hangi yemeklerin hazırlanacağı önceden bilinmelidir.

Örneğin aynı gün üç farklı müşteriye;

1.000, 500 ve 300

kişilik yemek hazırlanabilir.

Her müşterinin menüsü farklı olduğunda toplam üretim ihtiyacının doğru hesaplanması gerekir.

Yemek planının kişi sayısı ve reçetelerle ilişkilendirilmesi üretim sürecinin temelini oluşturur.

5. Reçete ve Gramaj Yönetimi

Standart reçete catering maliyet kontrolünün en önemli parçalarından biridir.

Her yemeğin hangi hammaddelerden ve hangi gramajlarla üretileceğinin tanımlanması gerekir.

Örneğin bir porsiyonda olması gerekenden yalnızca 15 gram fazla et kullanılması küçük görünebilir.

Ancak 2.000 porsiyon üretimde bu fark 30 kilogram ek tüketime dönüşür.

Bu nedenle catering programının reçete ve gramaj yönetimini desteklemesi önemlidir.

6. Kişi Sayısına Göre Üretim Planlama

Catering yazılımının önemli özelliklerinden biri planlanan kişi sayısını gerçek üretim ihtiyacına dönüştürebilmesidir.

500 kişilik bir menünün reçeteleri biliniyorsa;

ne kadar et, ne kadar sebze, ne kadar yağ, ne kadar bakliyat

gerektiği hesaplanabilir.

Bu bilgiler üretim ekibinin hazırlığını kolaylaştırırken satın alma ihtiyacının belirlenmesine de yardımcı olur.

7. Stok ve Depo Yönetimi

Üretim için gereken hammadde hesaplandıktan sonra mevcut stok kontrol edilmelidir.

İşletmenin ihtiyacı olan ürün zaten depoda bulunuyorsa yeniden satın alınması gerekmeyebilir.

Bu nedenle catering programında stokların;

depo, ürün, miktar, hareket

bazında takip edilebilmesi önemlidir.

Teorik tüketim ile gerçek stok hareketlerinin karşılaştırılması da kayıp ve firelerin tespitine yardımcı olabilir.

8. Satın Alma Yönetimi

Üretim planı satın alma departmanına doğrudan bilgi sağlamalıdır.

Planlanan etkinliklerin reçete ihtiyaçları toplandığında işletmenin gelecekte hangi hammaddelere ihtiyaç duyacağı daha net görülebilir.

Mevcut stok düşüldükten sonra eksik ürünler için satın alma süreci oluşturulabilir.

Böylece satın alma operasyonu üretimden bağımsız değil, gerçek ihtiyaca göre yürütülebilir.

9. Fire ve Zayiat Takibi

Catering işletmelerinde kârlılığı etkileyen önemli unsurlardan biri fire ve zayiattır.

Hazırlık firesi, pişirme kaybı, fazla üretim veya porsiyonlama farklılıkları gerçek maliyetleri yükseltebilir.

Bu nedenle catering programının yalnızca satın alınan ürünleri değil, üretimde oluşan kayıpları da takip edebilmesi önemlidir.

10. Sevkiyat Yönetimi

Üretim tamamlandıktan sonra doğru yemeğin doğru müşteriye ve doğru zamanda gönderilmesi gerekir.

Özellikle aynı gün birden fazla teslimat yapan catering işletmelerinde sevkiyat planlaması kritik hale gelir.

Teslimat adresi, etkinlik, müşteri ve üretim kayıtlarının birbirine bağlı olması operasyon hatalarının azaltılmasına yardımcı olur.

11. Faturalama ve Finansal Takip

Etkinlik tamamlandıktan sonra ticari süreç devam eder.

Müşteriye verilen teklif ile oluşturulan faturanın birbirinden kopuk olması manuel veri girişine neden olabilir.

Bu nedenle teklif kalemlerinin gerektiğinde faturalama sürecine aktarılabilmesi operasyonel kolaylık sağlar.

Aynı zamanda tahsilat ve cari hareketlerin takip edilmesi işletmenin finansal durumunun görülmesine yardımcı olur.

12. Etkinlik Bazında Kârlılık

Bir catering firmasının yalnızca toplam cirosunu bilmesi yeterli değildir.

Asıl sorulması gereken sorulardan biri şudur:

Bu etkinlikten gerçekten ne kadar kazandık?

Etkinliğin;

hammadde maliyeti, satın alma maliyetleri, üretim giderleri, personel, sevkiyat ve diğer operasyon giderleri

gelirle karşılaştırıldığında etkinliğin gerçek kârlılığı daha iyi analiz edilebilir.

Catering Programı Seçerken Sorulması Gereken Sorular

Bir catering yazılımı değerlendirirken şu sorular sorulabilir:

- Tekliften faturaya kadar süreç birbirine bağlı mı? - Kişi sayısına göre üretim hesaplanabiliyor mu? - Standart reçete ve gramaj yönetimi var mı? - Üretim ihtiyacı stokla karşılaştırılabiliyor mu? - Satın alma süreci üretim planıyla bağlantılı mı? - Fire ve zayiat takip edilebiliyor mu? - Sevkiyat planlanabiliyor mu? - Etkinlik bazında maliyet ve kârlılık görülebiliyor mu? - Birden fazla şube veya depo yönetilebiliyor mu? - Yetkilendirme ve kullanıcı rolleri bulunuyor mu?

MutfakPro Catering Yönetimi

MutfakPro'da catering operasyonu birbirinden bağımsız ekranlardan oluşan bir yapı yerine uçtan uca bir iş akışı olarak yönetilebilir.

Süreç;

Talep → Teklif → Sözleşme → Etkinlik → Yemek Planı → Üretim → Satın Alma → Sevkiyat → Faturalama

şeklinde ilerleyebilir.

Sözleşme onaylandığında etkinlik ve yemek planı oluşturulabilir.

Yemek planı onaylandığında üretim emirleri ve satın alma ihtiyaçları hazırlanabilir.

Üretim ve sevkiyat tamamlandıktan sonra teklif kalemleri faturalama sürecinde kullanılabilir.

Reçete, stok, satın alma, fire ve maliyet verilerinin aynı sistem içerisinde bulunması da etkinlik kârlılığının daha kapsamlı değerlendirilmesine yardımcı olur.

Sık Sorulan Sorular

Catering programı ne işe yarar?

Catering programı müşteri talebinden teklif, yemek planı, üretim, satın alma, stok, sevkiyat ve faturalamaya kadar catering operasyonlarının yönetilmesine yardımcı olur.

Catering programında reçete yönetimi olmalı mı?

Reçete ve gramaj yönetimi, kişi sayısına göre hammadde ihtiyacının ve porsiyon maliyetinin hesaplanması açısından catering işletmeleri için önemli bir özelliktir.

Catering programı üretim planlaması yapabilir mi?

Üretim modülü bulunan sistemlerde etkinlik ve yemek planlarındaki kişi sayılarına göre üretim ihtiyaçları planlanabilir.

Catering programı stok takibi yapmalı mı?

Üretim ihtiyacının mevcut stokla karşılaştırılması, gereksiz veya eksik satın almanın azaltılmasına yardımcı olduğu için stok yönetimi önemli bir bileşendir.

Catering işletmesinde etkinlik kârlılığı neden önemlidir?

Toplam ciro işletmenin hangi müşteriden veya etkinlikten para kazandığını tek başına göstermez. Etkinlik bazında gelir ve maliyetlerin karşılaştırılması daha sağlıklı bir kârlılık analizi sağlar.

Catering Operasyonunuzu MutfakPro ile Yönetin

Catering yazılımı seçerken yalnızca bugünkü ihtiyacı değil, işletme büyüdüğünde ortaya çıkacak operasyonel ihtiyaçları da değerlendirmek gerekir.

MutfakPro; teklif, sözleşme, etkinlik, yemek planı, reçete, üretim, satın alma, stok, sevkiyat, faturalama ve maliyet süreçlerini tek sistemde bir araya getirir.

Catering operasyonunuzu uçtan uca dijitalleştirmek için MutfakPro'yu ücretsiz deneyebilirsiniz.