Teorik Stok ve Gerçek Stok Farkı Nedir? Restoranda Stok Kaçağı Nasıl Bulunur?

Teorik Stok ve Gerçek Stok Farkı Nedir?

Restoran deposunda sistem 50 kilogram ürün olduğunu söylerken fiziksel sayımda 42 kilogram çıkıyorsa ortada cevaplanması gereken önemli bir soru vardır:

8 kilogram ürün nereye gitti?

Restoranlarda stok kontrolünün amacı yalnızca depoda kaç ürün kaldığını görmek değildir.

Asıl önemli nokta, sistem kayıtlarına göre bulunması gereken stok ile fiziksel olarak gerçekten bulunan stok arasındaki farkı tespit edebilmektir.

Bu noktada iki önemli kavram ortaya çıkar:

Teorik stok ve gerçek stok.

Teorik Stok Nedir?

Teorik stok, kayıtlı stok hareketlerine göre işletmede bulunması gereken ürün miktarıdır.

Basit olarak:

Teorik Stok = Başlangıç Stoku + Satın Almalar + Depoya Gelen Transferler - Üretim/Tüketim - Fire - Depodan Çıkan Transferler - Diğer Kayıtlı Çıkışlar

Örneğin:

Başlangıç stoku: 50 kg Satın alma: 30 kg Kayıtlı tüketim: 40 kg

ise teorik stok:

50 + 30 - 40 = 40 kg

olmalıdır.

Gerçek Stok Nedir?

Gerçek stok, işletmede fiziksel sayım yapıldığında gerçekten bulunan miktardır.

Yukarıdaki örnekte sistem 40 kilogram ürün olması gerektiğini gösterirken fiziksel sayım sonucunda 35 kilogram bulunuyorsa:

Teorik stok: 40 kg Gerçek stok: 35 kg Stok farkı: 5 kg

ortaya çıkar.

Bu farkın nedeninin araştırılması gerekir.

Teorik Stok ile Gerçek Stok Neden Farklı Çıkar?

Stok farkının tek bir nedeni olmayabilir.

Restoranlarda en sık karşılaşılabilecek nedenlerden bazıları şunlardır:

- yanlış porsiyonlama, - reçeteden fazla kullanım, - kayıt altına alınmayan fire, - bozulma, - fazla üretim, - ikramlar, - personel tüketimi, - yanlış depo transferi, - satın alma girişinin yapılmaması, - hatalı ürün çıkışı, - sayım hatası, - kayıt dışı tüketim.

Bu nedenle yalnızca stok farkını görmek yeterli değildir.

Farkın hangi süreçten kaynaklandığını anlamak gerekir.

Reçete Tüketimi ile Teorik Stok Nasıl Hesaplanır?

Restoranlarda teorik tüketimin hesaplanmasında standart reçeteler önemli rol oynar.

Örneğin bir hamburger reçetesinde:

150 gram et

kullanılması gerektiğini düşünelim.

Gün içerisinde 100 hamburger satılmışsa teorik et tüketimi:

150 gram × 100 = 15.000 gram

yani:

15 kilogram

olmalıdır.

Ancak gerçek stok hareketi 18 kilogram tüketildiğini gösteriyorsa teorik tüketim ile gerçekleşen tüketim arasında:

3 kilogram

fark vardır.

Bu fark işletme açısından araştırılması gereken bir maliyet sinyalidir.

Gramaj Hatası Stok Farkına Nasıl Dönüşür?

Standart reçetede 150 gram kullanılması gereken etin mutfakta ortalama 170 gram kullanıldığını düşünelim.

Porsiyon başına:

20 gram

fazla kullanım vardır.

Günde 200 porsiyonda:

20 × 200 = 4.000 gram

yani 4 kilogram fazla tüketim oluşur.

30 günlük benzer satış hacminde:

4 × 30 = 120 kilogram

kontrol dışı tüketim meydana gelebilir.

Bu nedenle stok farkının kaynağı her zaman kayıp veya kayıt dışı kullanım olmayabilir.

Standart gramajın uygulanmaması da ciddi fark oluşturabilir.

Fire Kaydedilmezse Ne Olur?

Üretimde oluşan fire sistemde kayıt altına alınmazsa teorik stok ile gerçek stok arasında fark oluşabilir.

Örneğin mutfağa 20 kilogram sebze gönderildiğini ve temizleme sırasında 2 kilogram fire oluştuğunu düşünelim.

Fire kayıt altına alınmazsa sistem bu 2 kilogramın nerede kullanıldığını açıklayamaz.

Bu nedenle fire kayıtlarının;

ürün, miktar, depo, tarih, neden

bilgileriyle tutulması stok kontrolünü güçlendirir.

Stok Kaçağı Nedir?

Stok kaçağı, kayıtlarla açıklanamayan stok kaybını ifade etmek için kullanılan bir kavramdır.

Ancak her stok farkını doğrudan kaçak veya kötü niyet olarak değerlendirmek doğru değildir.

Öncelikle;

reçeteler, gramajlar, fire kayıtları, satın alma girişleri, depo transferleri, üretim kayıtları, fiziksel sayımlar

kontrol edilmelidir.

Bütün kayıtlar doğru olmasına rağmen sürekli açıklanamayan fark oluşuyorsa daha ayrıntılı inceleme yapılabilir.

Restoranda Stok Kaçağı Nasıl Tespit Edilir?

Düzenli bir kontrol sistemi kurulabilir.

1. Fiziksel stok sayımı yapılır.

2. Sistem üzerindeki teorik stok alınır.

3. Teorik ve gerçek miktarlar karşılaştırılır.

4. Fark bulunan ürünler belirlenir.

5. Bu ürünlerin satın alma kayıtları kontrol edilir.

6. Reçete ve üretim tüketimleri incelenir.

7. Fire kayıtları kontrol edilir.

8. Depo transferleri incelenir.

9. Kullanıcı hareketleri değerlendirilir.

Bu yöntem hangi ürünlerde sürekli fark oluştuğunu ortaya çıkarmaya yardımcı olabilir.

Hangi Ürünler Önce Kontrol Edilmeli?

Restorandaki yüzlerce ürünü aynı yoğunlukta incelemek her zaman gerekli olmayabilir.

Öncelikle;

- et, - tavuk, - balık, - yağ, - peynir, - içecek, - yüksek fiyatlı hammaddeler, - yüksek tüketimli ürünler, - sık stok farkı veren ürünler

kontrol edilebilir.

Çünkü bu ürünlerde küçük miktardaki farkların parasal karşılığı daha yüksek olabilir.

Stok Farkının Parasal Değeri Nasıl Hesaplanır?

Stok farkını yalnızca kilogram olarak değerlendirmek yeterli değildir.

Örneğin:

Teorik stok: 50 kg Gerçek stok: 45 kg

Stok farkı:

5 kg

olsun.

Ürünün kilogram maliyeti 300 TL ise:

5 × 300 = 1.500 TL

stok farkının yaklaşık maliyet karşılığıdır.

Aynı durum çok sayıda üründe ve sürekli gerçekleşiyorsa aylık kayıp önemli seviyelere ulaşabilir.

Depo Transferleri Neden Önemlidir?

Birden fazla deposu bulunan işletmelerde transfer kayıtlarının doğru tutulması gerekir.

Ana depodan mutfak deposuna 20 kilogram ürün gönderildiğinde ürün işletmeden çıkmış değildir.

Yalnızca konumu değişmiştir.

Transfer tüketim olarak kaydedilirse stok raporları yanlış sonuç verebilir.

Bu nedenle depo transferi ile gerçek tüketimin birbirinden ayrılması gerekir.

Günlük mü, Haftalık mı, Aylık mı Sayım Yapılmalı?

Sayım sıklığı işletmenin büyüklüğüne ve ürünün önemine göre değişebilir.

Yüksek maliyetli veya hızlı tüketilen kritik ürünler daha sık kontrol edilebilir.

Diğer ürünlerde haftalık veya belirlenen dönemlerde sayım yapılabilir.

Amaç her ürünü her gün saymak değil, riskli ürünleri daha yakından takip etmektir.

Teorik ve Gerçek Stok Takip Programı Ne İşe Yarar?

Profesyonel stok takip sistemi yalnızca mevcut stok miktarını göstermemelidir.

Reçete, satış, üretim, satın alma, depo transferi ve fire kayıtlarını birlikte değerlendirebilmesi önemli bir avantajdır.

Böylece işletme:

Sisteme göre ne kadar stok olmalı? Gerçekte ne kadar var? Aradaki fark ne kadar? Farkın parasal değeri nedir? Hangi ürün sürekli fark veriyor?

gibi sorulara daha kolay cevap verebilir.

MutfakPro ile Teorik ve Gerçek Stok Takibi

MutfakPro'da stok yönetimi reçete ve maliyet süreçlerinden bağımsız ele alınmaz.

Hammadde, reçete, satın alma, üretim, depo, stok hareketleri ve fire kayıtları aynı sistem içerisinde takip edilebilir.

Böylece restoran yalnızca mevcut stok miktarını görmek yerine stok hareketlerinin nedenlerini de analiz edebilir.

Düzenli fiziksel sayımlar ile sistem kayıtlarının karşılaştırılması, teorik ve gerçek stok arasındaki farkların daha görünür hale gelmesine yardımcı olur.

Sık Sorulan Sorular

Teorik stok nedir?

Teorik stok, kayıtlı giriş ve çıkışlara göre sistemde bulunması gereken stok miktarıdır.

Gerçek stok nedir?

Gerçek stok, fiziksel sayım sonucunda işletmede gerçekten bulunan ürün miktarıdır.

Teorik stok ile gerçek stok neden farklı olur?

Yanlış gramaj, kayıt edilmeyen fire, hatalı stok hareketleri, depo transferleri, sayım hataları veya kayıt dışı tüketim gibi nedenlerle fark oluşabilir.

Stok farkı nasıl hesaplanır?

Teorik stok ile fiziksel sayım sonucu bulunan gerçek stok karşılaştırılarak fark hesaplanabilir.

Stok farkı fire anlamına mı gelir?

Hayır. Fire stok farkının nedenlerinden yalnızca biridir. Öncelikle tüm stok ve operasyon kayıtları incelenmelidir.

Restoranda stok kaçağı nasıl önlenir?

Standart reçete, gramaj kontrolü, düzenli sayım, fire kaydı, depo transferlerinin takibi ve kullanıcı hareketlerinin izlenmesi stok kontrolünü güçlendirebilir.

Stok Farkını Sadece Görmeyin, Nedenini Bulun

Restoranlarda stok yönetiminin asıl değeri depoda kaç kilogram ürün bulunduğunu göstermekten daha fazlasıdır.

Asıl amaç:

“Ne kadar ürün olması gerekiyordu, gerçekte ne kadar var ve fark neden oluştu?”

sorularına cevap verebilmektir.

MutfakPro ile reçete, hammadde, satın alma, üretim, depo, stok ve fire süreçlerini tek sistem üzerinden takip ederek teorik ve gerçek stok arasındaki farkları daha yakından analiz edebilirsiniz.